Na escrituração de operações com mercadorias sujeitas à substituição tributária, a parcela de imposto retido (que deve estar embutida no valor total do documento fiscal) é registrada na coluna “Observações” dos livros Registro de Entradas e Registro de Saídas.
Regulamento do ICMS, Art. 278
Artigo 278 - O contribuinte substituído, relativamente às operações com mercadoria ou prestações de serviço recebidas com imposto retido, escriturará o livro Registro de Entradas e o Registro de Saídas na forma prevista neste regulamento, com utilização da coluna "Outras", respectivamente, de "Operações ou Prestações sem Crédito do Imposto" e "Operações ou Prestações sem Débito do Imposto". (Lei 6.374/89, art. 67, § 1º, e Ajuste SINIEF-4/93, cláusula sexta, com alteração do Ajuste SINIEF-2/96, cláusula segunda).
Na GIA, deve-se utilizar a coluna “Imposto Retido por Substituição Tributária”,observando-se se a condição é de substituto ou substituído em relação ao imposto retido.
A situação acima reflete na apuração do Valor Adicionado porque, na GIA, são consideradas as colunas “Base de Cálculo”, “Isentas” e “Outras”. Se o contribuinte informar o valor total do documento fiscal na coluna “Outras”, seja na entrada ou na saída, causará uma distorção no cálculo do Valor Adicionado.
Existe uma planilha em Excel para facilitar o cálculo da parcela do Imposto Retido por Substituição Tributária de gasolina e diesel. Pode ser baixada do referido endereço http://www.fazenda.sp.gov.br/download/default.shtm, clicando-se em “DIPAM”.